Hinweise zur Erstellung von E-Mails

Bitte beachten Sie bei E-Mail-Kontakten mit den Mitgliedern des Lehrstuhls die nachfolgenden Hinweise: 

Allgemeiner einleitender Hinweis

Bedenken Sie, dass es sich bei E-Mails um nichts anderes handelt als um elektronische Briefe; im Kontakt insbesondere zwischen dem Lehrstuhl und Studierenden gar um geschäftliche Briefe. Diese Seite dient zur Verdeutlichung, dass die für Geschäftsbriefe gemeinhin anwendbaren Konventionen für E-Mails natürlich ebenfalls gelten.

Voraussetzungen an Ihre E-Mail-Adresse / Ihr Postfach

Sofern Sie nicht - was dringend empfohlen wird - Ihre studentische E-Mail-Adresse verwenden, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Adresse aussagekräftige Informationen zum Namen des Absenders beinhaltet. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail nicht vom Spam-Filter aussortiert wird. Achten Sie bitte auch darauf, dass Ihr Postfach nicht voll ist. Gleichsam vergegenwärtigen Sie sich bitte, welche Weiterleitungseinstellungen Sie vorgenommen haben (lassen Sie Ihre E-Mails automatisch weiterleiten, ist es ebenso müßig wie erfolglos, im Posteingang der Absendeadresse Antwort zu erwarten).

Wahl des Adressaten

Allgemeine oder organisatorische Anfragen richten Sie bitte stets an das Sekretariat. Anfragen hinsichtlich der Arbeitsgemeinschaften sind an die jew. Mitarbeiter zu richten. Eine E-Mail richten Sie bitte nur dann direkt an den Lehrstuhlinhaber, wenn Sie ein konkretes Anliegen an diesen haben (Terminvereinbarung, Fragen zu einer Seminar- oder Abschlussarbeit etc.). Wenn Sie sich nicht sicher sind, an wen Sie adressieren sollen, schreiben Sie im Zweifel das Sekretariat oder einen der Mitarbeiter an, die Ihr Anliegen dann ggf. weiterleiten. Richten Sie eine E-Mail keinesfalls an alle Mitglieder des Lehrstuhls.

Betreff

Wählen Sie Ihren Betreff knapp, aber präzise; fehlende Betreffs und unspezifische Anfragen ("Vorlesung", "Passwort" o.ä.) verhindern die schnelle Einordnung und Beurteilung der Relevanz Ihrer E-Mail. Vermeiden Sie unbedingt leere Betreffzeilen.

Text/Stil und Inhalt der E-Mail

Der Text ist einem geschäftlichen Brief entsprechend zu formulieren. Dazu zählt neben der Verwendung der allgemein üblichen Höflichkeitsregeln (insbesondere unabgekürzte Anrede und Grußformel) auch die Einhaltung der Regeln für Orthographie und Interpunktion. Insbesondere der sog. "Chat-Stil", untypische Abkürzungen und durchgehende Kleinschreibung sind zu unterlassen. Die Höflichkeitsregeln missachtende E-Mails, seien es auch Anmeldungen zu Seminaren, Exkursionen etc., werden nicht beachtet!

Gegenstand der Anfrage

Grundsätzlich können Sie gern jederzeit Anfragen im Zusammenhang mit Ihrem Studium stellen. Beachten Sie jedoch die folgenden Ausnahmen:

• Anfragen hinsichtlich Studienverlauf, Prüfungsordnung, Modulhandbüchern etc. beantworten Ihnen gern die hierfür zuständigen Academic Advisor oder im Zweifel das Prüfungsamt der Fakultät.
• Es werden keinerlei Auskünfte erteilt oder individuelle Termine vergeben, was Gegenstand oder Inhalt künftiger Klausuren betrifft. Allgemeine Informationen zu Klausuren werden, soweit es als erforderlich angesehen wird, in der jeweiligen Vorlesung oder einem gesondert anberaumten Besprechungstermin bekannt gegeben.
• Sofern Sie die Einsichtnahme in eine bereits geschriebene Klausur wünschen, wenden Sie sich bitte an das hierfür alleinig zuständige Prüfungsamt der Fakultät. Sofern nach erfolgter Einsicht Fragen offenbleiben, können Sie uns gern kontaktieren.

Sofern Sie auch auf mehrfache E-Mails hin keinerlei Reaktion erhalten sollten, prüfen Sie bitte genau nach, ob Sie alle obigen Hinweise beachtet haben. Sofern Sie eine technische Störung nicht ausschließen können, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch oder persönlich.